Verslag bestuursvergadering plus

d.d. woensdag 7 september jl.
De kop van het seizoen 2011-2012 is er af en de eerste officiële wedstrijden zijn inmiddels gespeeld. De seizoenstart brengt doorgaans problemen met zich mee. Ervaring echter leert dat zodra de trein rijdt uiteindelijk alles op zijn pootjes terecht komt.

Woensdag 7 september vond de eerste vergadering van het nieuwe seizoen plaats van het bestuur met de ‘hoofden van dienst’. Helaas waren enkelen om uiteenlopende geldige redenen verhinderd, zodat ‘slechts’ acht personen aanwezig waren. De verschillende planningen van activiteiten en voortgang van werkzaamheden passeerden de revue. 

Allereerst werd teruggekeken op de geslaagde en druk bezochte open dag op 13 augustus jl.. Al vroeg op de dag was het bomvol op sportpark Nieuw Zuid en werd er actief deelgenomen aan de vele uiteenlopende activiteiten. Naast de presentatie van het eerste elftal werd op waardige wijze afscheid genomen van de oude hoofsponsor Basis Huisvesting en werd de nieuwe hoofdsponsor Ouwehand Visverwerking BV uitgebreid gepresenteerd. Kortom een prima seizoenouverture. Na de terugblik werd vooruit gekeken naar de jaarplanning van de stuurgroep Evenementen. Al binnen afzienbare tijd start de verkoop van de loten van de Grote Clubactie. Uiteraard ontbreekt ook dit jaar de kerstloterij niet op de agenda evenals de veiling in de maand maart. Op vrijdag 13 april vindt de vrijwilligersavond plaats gevolgd door de familiedagen van donderdag 31 mei t/m 2 juni 2012. 

De definitieve versie van de Mandaatregeling is op een oor na gevild. Het concept is aan verschillende geledingen binnen de club voorgelegd met de mogelijkheid wijzigingen aan te laten brengen.  

Op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Verenigen worden momenteel stappen voorwaarts gemaakt.  
Het statuut Normen en Waarden is in concept gereed en wordt tijdens de najaars ledenvergadering op 28 oktober aan de leden voorgelegd. Op het gebied van duurzame energie is een werkgroep geformeerd die onderzoek gaat doen op welke wijze hierin voor de club vooruitgang kan worden geboekt. Daarnaast zijn er aandachtsgebieden zoals duurzaamheid in het algemeen, maatschappelijke betrokkenheid en maatschappelijke stages.    

De nieuwe webwinkel op ons sportpark blijkt een ongekend succes. De winkel had tijdens de open dag op 13 augustus haar eerste openingsuren en is van meet af aan drukbezocht. De inrichting van de winkel is vrijwel gereed en lijkt nu al niet meer weg te denken op ons sportpark. Ook wordt inmiddels veel gebruik gemaakt van de webshop via de Quick Boys website. Het bestuur spreekt waardering uit naar diegenen die zich hebben beziggehouden de webshop naar  zo’n succes te tillen. Benadrukt wordt dat elftallen hun kleding uitsluitend via deze webwinkel kunnen betrekken.  

Op facilitair gebied is op en rondom sportpark Nieuw Zuid onnoemelijk veel werk verricht door onze vrijwilligers en externen. De nieuwe dug-outs zijn geplaatst en het derde kunstgrasveld is inmiddels in gebruik genomen. Het nieuwe nostalgische scorebord is deze week gereed gekomen terwijl ook de laatste hand wordt gelegd aan uitbreiding van de Traptribune en is het schilderwerk boven de onoverdekte zittribune vernieuwd. Het fraaie logo bij het toegangshek van sportpark Nieuw Zuid zal niemand zijn ontgaan. De aannemer is thans gestart met de herbestrating van de oprijlaan en de uitbreiding van de fietsenstalling. En passant wordt tijdens de werkzaamheden een nieuwe hemelwaterriool en een nieuwe vuilwaterriool ingegraven en aansluit klaar gemaakt op het clubgebouw opdat tijdens de facelift van het clubgebouw in een later stadium geen extra kosten behoeven te worden gemaakt. Als laatste wordt het asfaltplein verfraaid en heringericht. Het asfalt wordt vervangen door betonklinkers en de toegangscontroles worden verplaatst. Nadat e.e.a. gereed is kan de club beschikken over een fraai evenementenplein. Het bestuur dankt ieder die zich tijdens de afgelopen maanden hebben ingezet om ons toch al zo mooie sportpark verder te verfraaien.      

Na het afscheid van Wilfred van Leeuwen als Technisch Manager is op zoek gegaan naar een nieuwe constructie waarbij aangetekend dat de structuur (beleidsplan) gehandhaafd blijft. Inmiddels zijn Jan Schaap en Peter Timmermans toegetreden tot het Technisch Management. Voor de thans nog vacante functie van coördinator TM wordt nog naar een geschikte kandidaat gezocht. Vooralsnog neemt Martin Haasnoot de honneurs waar voor de coördinerende rol van het TM. Op het gebied van voetbalzaken ligt een uitdaging om meer structuur te brengen in de paragraaf jeugdvoetbal. Hierbij moet zowel door de recreatieve als de prestatieve stroming meegewerkt worden aan een integraal voetbalbeleidsplan. Men hoopt hierin komende tijd behoorlijke stappen te kunnen maken, waarbij de inbreng van alle betrokkenen vereist is.  

Op het gebied van multimedia en communicatie kan worden gemeld dat momenteel hard wordt gewerkt aan de verschillende informatiebronnen. De presentatiegids van de Supportersvereniging heeft inmiddels het daglicht gezien evenals de eerste Business Club Nieuwsbrief van het seizoen. Het bewaarnummer 2011-2012 zal medio september op de deurmat ploffen, waarna binnen afzienbare tijd ook de leden-nieuwsbrief zal volgen. Het programmablad dat onder auspiciën van de Supportersvereniging wordt uitgebracht zal ook het komende seizoen tijdens de thuiswedstrijden van Quick Boys 1 te koop worden aangeboden. Het multimedia-team heeft al overleg gehad over het komende jaar, en binnenkort wordt een gezamenlijke bijeenkomst gehouden met alle redacties. Daarnaast streeft men er naar gedurende dit seizoen een mediacommunicatieplan gereed te hebben.       

Met oog op het komende seizoen zijn de veiligheidszaken rondom de wedstrijden van Quick Boys 1 tegen het licht gehouden. E.e.a. heeft geresulteerd in een gewijzigde opzet van de stewardinzet. M.i.v. het komende seizoen is het sportpark ingedeeld in secties en wordt gewerkt met sectiehoofden naast de aanwezigheid van een BHV’er in elke sectie. Vanaf heden zal ook het EHBO team middels portofoon kunnen communiceren met de stewardorganisatie tijdens de thuiswedstrijden van het eerste elftal. Binnen iedere sectie is het sectiehoofd in bezit van een sleutelset waarmee vluchtgangen, belangrijke deuren e.d. geopend kunnen worden indien zicht een calamiteit voordoet. Al met al een volgende stap in de verdere professionalisering van de stewardorganisatie. 

T.a.v. clubhuiszaken zijn de eerste schetsen klaar voor een facelift van het clubhuis. De werkzaamheden zullen in fases worden aangepakt waarbij vernieuwing van de toiletgroepen een hoge prioriteit heeft. Vooralsnog wordt uitgegaan van een tijdspad van twee jaar om de werkzaamheden ten uitvoer te brengen. Eerste prioriteit is het vrijmaken van financiële middelen om e.e.a. te bewerkstelligen.    

Om ongeveer 22.30 uur wordt de vergadering afgesloten met de hoop er een mooi en succesvol voetbalseizoen van te maken.